Insolvenz der Kunden: Warnzeichen und Lösungen zum Schutz Ihres Unternehmens

Die Gewährleistung des Inkassos von unbezahlten Rechnungen ist wesentlich, um die finanzielle Stabilität eines Unternehmens zu garantieren. Bei einem Zahlungsausfall hat der Gläubiger mehrere Optionen. Wenn der Kunde jedoch für insolvent erklärt wird, können die Konsequenzen schwerwiegend sein und den definitiven Verlust der Forderung bedeuten. Um solche Situationen zu verhindern, ist es unerlässlich, Vorsichtsmassnahmen hinsichtlich einer potenziellen Insolvenz der Kunden und des eigenen Unternehmens zu treffen. Glücklicherweise gibt es Lösungen dafür.

Insolvenz verstehen

Unter Insolvenz versteht man die Unfähigkeit eines Unternehmens oder einer Person, den finanziellen Pflichten bei Fälligkeit nachzukommen. Ein Unternehmen wird insolvent, wenn seine Schulden den Wert seiner Vermögenswerte und seines Eigenkapitals übersteigen.  Einfacher gesagt: Das Unternehmen verfügt nicht über genügend Ressourcen, um seine Schulden bei seinen Lieferanten, den Banken oder den Steuerbehörden zu begleichen.

Diese Situation kann zur Erklärung der Zahlungsunfähigkeit führen, aber die Insolvenz kommt nicht immer einem Konkurs gleich: Manchmal können entsprechende Lösungen gefunden werden, die die Erreichung dieses kritischen Punkts abwenden können. Es ist wesentlich, schnell zu reagieren, um angemessene vorsorgliche Massnahmen zu antizipieren und zu ergreifen.

Wenn die Insolvenz erwiesen und kein Ausweg mehr möglich ist, können die Auswirkungen für die Gläubiger erheblich sein: Je nach Betrag der betroffenen Forderungen kann die Situation ihre eigene finanzielle Gesundheit gefährden. Es wird deshalb dringend empfohlen, sich gegen das Risiko der Insolvenz der Kunden abzusichern, insbesondere durch eine Kreditversicherung.

Arten der Zahlungsunfähigkeit: unmittelbar oder allgemein

Eine Zahlungsunfähigkeit kann grundsätzlich zweierlei Formen annehmen:

• Liquiditäts-Insolvenz: Ein Unternehmen kann seine Schulden aufgrund eines Mangels an Liquidität kurzfristig nicht begleichen. In diesem Fall kann eine Umschuldung der Zahlungen ausreichen, wenn die finanziellen Aussichten positiv bleiben.
• Bilanz-Insolvenz: Der Gesamtwert der Aktiva¹ eines Unternehmens ist kleiner als die Passiva². Dies bedeutet, dass ein Unternehmen selbst bei einer Liquidation seiner Vermögenswerte seine Schulden nicht zurückzahlen könnte, was oft zur Insolvenzerklärung führt.

Hauptursachen für Insolvenz eines Unternehmens

Um eine Insolvenz zu verhindern, ist es wichtig, die entsprechenden Ursachen zu identifizieren. Allzu oft geraten Führungskräfte in kritische Situationen, bevor sie deren Ernst erkennen. Nachfolgend einige gängige Faktoren:

• Eine mangelhafte Finanzverwaltung: Eine schlechte Einschätzung des Cashflows, mangelhafte Prognosen oder eine unzureichende Verwaltung der Vorräte können das Unternehmen schwächen.
• Überschuldung: Manche Unternehmen nehmen immer mehr Kredite auf, um ihr Wachstum zu finanzieren, aber eine Überschuldung kann ihre Liquidität drosseln und die Bezahlung ihrer Lieferanten erschweren.
• Umsatzrückgang: Ein Umsatzrückgang, der durch den Verlust von Kunden oder einen verstärkten Wettbewerb verursacht wird, kann das Bezahlen von Schulden erschweren.
• Widrige Wirtschaftsbedingungen: Wirtschaftskrisen, plötzliche regulatorische Änderungen oder ein Anstieg des Zinssatzes können die Unternehmen beeinträchtigen.
• Riskante strategische Entscheide: Unzureichend durchdachte Investitionen oder die Unfähigkeit, sich dem Markt anzupassen, können das Entstehen einer Insolvenz beschleunigen.

Schützen Sie Ihren Betrieb vor zahlungsunfähigen Kunden

Um die mit Zahlungsausfällen verbundenen Risiken einzuschränken, gibt es einige bewährte Verfahrensweisen:

• Zahlungsfähigkeit der Kunden analysieren: Vor der Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden sollte dessen finanzielle Gesundheit anhand von Kreditauskünften oder der Analyse der Jahresabschlüsse eingeschätzt werden.
• Verträge mit klaren Formulierungen aufsetzen: Die Verträge müssen die Zahlungsbedingungen genau festlegen und Klauseln einschliessen, die regeln, wie mit allfälligen Verzögerungen umzugehen ist.
• Nachverfolgung der Forderungen optimieren: Ein strenges System zur Nachverfolgung der Forderungen ist unerlässlich, es sei denn, Sie entscheiden sich dafür, den Forderungseinzug auszulagern. Durch das Versenden von Zahlungserinnerungen vor dem Fälligkeitsdatum, das Pflegen eines regelmässigen Austauschs  und die umgehende Kontaktaufnahme beim ersten Zahlungsverzug können Sie die Situation einschätzen und Lösungen aushandeln. 
• Eine Kreditversicherung abschliessen: So werden die finanziellen Auswirkungen von unbezahlten Forderungen verringert und Entschädigungsleistungen zugänglich gemacht.
• Diversifizieren Sie Ihren Kundenstamm: Mit einer Risikoverteilung durch die Zusammenarbeit mit Kunden aus unterschiedlichen Branchen schränken Sie die Auswirkungen einer Insolvenz ein.

Alarmzeichen erkennen

Das Antizipieren von Zahlungsausfällen beginnt mit der Identifizierung der Kunden, die zahlungsunfähig werden könnten.  Nachfolgend einige Indikatoren, die genauer im Auge behalten werden sollten:

• gehäuft vorkommende Zahlungsverzögerungen;
• Versuch, die Vertragsbedingungen neu auszuhandeln;
• Verweigerung der Zusammenarbeit von Seiten anderer Lieferanten;
• vermehrtes Zurückgreifen auf Kredite, die zur Aufrechterhaltung des Betriebs erforderlich sind;
• ein anormaler Personalabbau.

Auch wenn diese Liste nicht vollständig ist, sind gewisse dieser Alarmzeichen einfach zu erkennen. Im Zweifelsfall sollten Sie ein spezialisiertes Unternehmen mit der Durchführung einer Bonitätsprüfung beauftragen. Besser vorbeugen, statt die Auswirkungen eines Zahlungsausfalls ertragen zu müssen!

Wie geht man mit einem zahlungsunfähigen Kunden und einer uneinbringlichen Forderung um?

Trotz aller ergriffenen Vorsichtsmassnahmen ist es möglich, mit einem zahlungsunfähigen Kunden konfrontiert zu sein. Dies sind die wesentlichen Schritte zur Bewältigung der Situation:

1. Dialog und Verhandlung
Als Erstes geht es darum, mit dem Kunden ins Gespräch zu kommen, um die Situation besser zu verstehen. Das Ziel ist es, eine Einigung zu finden, wie ein Ratenzahlungsplan oder eine Teilbegleichung der Schulden. Selbst im Fall einer Insolvenz verfügt ein Unternehmen im Allgemeinen über mobilisierbare Vermögenswerte, um einen Teil seiner Schulden zu bezahlen. Eine wohlwollende und konstruktive Haltung dem Kunden gegenüber kann diesen dazu bewegen, die Begleichung der Schulden Ihnen gegenüber Priorität zu geben.

2. Forderungseinzug auf gütlichem Wege
Wenn die Verhandlungen scheitern, ist es entscheidend, ein gütliches Inkassoverfahren einzuleiten. Dies geschieht durch den Versand von Zahlungserinnerungen, gegebenenfalls gefolgt von einem Mahnschreiben. Wenn nötig kann ein Inkassounternehmen diese Aufgabe übernehmen, um die Erfolgsaussichten zu maximieren.

3. Rechtsweg
Im Falle eines Scheiterns des Forderungseinzugs auf gütlichem Wege ist der Rechtsweg die letzte Option. Es muss zwingend nachgewiesen werden, dass versucht worden ist, eine aussergerichtliche Lösung zu finden. Ein Anwalt kann Sie begleiten, um einen Zahlungsbefehl zu erwirken oder ein Liquidationsverfahren einzuleiten. Die Einbindung eines Anwalts ist obligatorisch, wenn eine strittige Forderung 10 000 Euro übersteigt.

4. Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen
Je nach Einschätzung der Situation kann es jederzeit sinnvoll sein, Rückstellungen für zweifelhafte Forderungen zu bilden. Bei diesem buchhalterischen Vorgehen wird eine wahrscheinliche Nichteinziehung von Forderungen antizipiert. Dazu wird Folgendes verbucht:

• Soll: 416 (zweifelhafte Kunden)
• Haben: 411 (Kunden)

Dieses Vorgehen ermöglicht es, die potenziellen finanziellen Auswirkungen zu messen und vorsorgliche Massnahmen zu treffen. Es ist wesentlich, zwischen einer zweifelhaften Forderung (Forderungseinzug ungewiss) und einer uneinbringlichen Forderung (definitiver Verlust) zu unterscheiden. Bei Letzterer besteht die Möglichkeit, eine Rückerstattung der Mehrwertsteuer zu beantragen.

5. Analyse und Anpassungen
Eine solche Situation sollte auch eine Gelegenheit sein, dazuzulernen. Überprüfen Sie Ihre Bonitätsprüfungsverfahren, stärken Sie Ihre Verträge und optimieren Sie die Verwaltung Ihrer Forderungen – mit all diesen Massnahmen können Sie künftigen Zahlungsausfällen vorbeugen.

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Die Insolvenz bleibt ein grosses Risiko, aber wenn Sie bewährte Verfahrensweisen anwenden und sich mit zuverlässigen Partnern wie Coface umgeben, können Sie es bewältigen und Ihr Unternehmen nachhaltig schützen.

^{1 Die Aktiva eines Unternehmens entsprechen der Gesamtheit des Vermögens des Unternehmens. Es handelt sich dabei zum Beispiel um Gebäude, Materialien, Forderungen, angemeldete Patente etc.}

^{2 Die Passiva entsprechen den Mitteln zur Finanzierung der Aktiva. Diese setzen sich aus dem Eigenkapital (Anlagevermögen) und den Schulden (Umlaufvermögen) zusammen.}