Wenn eine Rechnung nicht innert der angegebenen Zahlungsfrist beglichen wird, sollten Sie Ihrem Kunden zunächst eine kostenlose Zahlungserinnerung schicken. Dies ist quasi eine erste Mahnung.
Erfolgt keine Reaktion und die Zahlung geht weiterhin nicht ein, können Sie eine weitere, offiziellere Zahlungsaufforderung schicken. In der Regel stellen Sie dabei eine Mahngebühr in Rechnung.
Zahlt der Kunde dann immer noch nicht, können Sie allenfalls noch eine dritte Mahnung senden. Dabei drohen Sie der säumigen Kundschaft mit Betreibung, sollte der Betrag (zuzüglich Verzugszinsen und Mahngebühren) nicht innert angegebener Frist eingehen.
Zahlungserinnerungen können informell, beispielsweise per E-Mail, verschickt werden. Für Mahnungen bietet es sich an, diese per Einschreiben mit Empfangsbestätigung zu verschicken.
Bleibt die Zahlung weiterhin aus, können Sie rechtliche Schritte einleiten, also den Schuldner betreiben oder ein Inkassounternehmen wie Coface mit dem Eintreiben der ausstehenden Schuld beauftragen.
Hinweis: Per Gesetz sind Sie nicht verpflichtet, Zahlungserinnerungen oder Mahnungen zu versenden. Sie könnten den Kunden auch direkt betreiben, wenn die Zahlung nicht innert der angegebenen Zahlfrist eingeht. Im Sinne einer guten Geschäftsbeziehung ist es aber ratsam, es erst durch freundliche Aufforderungen zu versuchen, bevor ein Inkasso-Verfahren in die Wege geleitet wird.
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